Déclaration écrite à l’appui du remboursement de dépenses professionnelles (RDP)
Les membres de l’APUO peuvent soumettre une demande de remboursement de dépenses professionnelles (RDP) lorsque ces dépenses sont encourues dans l’accomplissement de tâches reliées à l’emploi ou pour l’acquisition de fournitures et équipement liés à l’exécution de ces tâches.
Les montants disponibles sont les suivants :
- 1,625 $ pour la période du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011
- 540 $ pour la période du 1er janvier 2012 au 30 avril 2012
Pour soumettre une demande de RDP :
- Le formulaire RDP en ligne doit être complété, imprimé, signé et soumis, incluant les pièces justificatives originales, par courrier intra au secteur des Affaires académiques et relations de travail, TBT 062.
- Les pièces justificatives ORIGINALES doivent être soumises avec le formulaire RDP.
- Les formulaires de remboursement doivent être soumis au plus tard le 30 juin pour des dépenses encourues pour la période se terminant le 30 avril.
Lorsque le formulaire aura été approuvé et traité, le membre recevra le remboursement par dépôt direct au compte déjà utilisé par le secteur de la paye. Il recevra également par courriel son numéro de fonds et le solde.
Les dépenses RDP éligibles, tel que stipulé à l’article 40.9.2, incluent sans se limiter à :
- Cotisations aux sociétés professionnelles;
- Frais d’inscription et de voyage pour les conférences;
- Les coûts de publication et l'achat de matériel didactique et de recherche tel que :
- Livres
- Équipement et fournitures
- Logiciel
- Abonnement à des revues spécialisées
- Frais de cellulaire, accès internet et service de téléconférence, lorsque requis principalement pour l’accomplissement de tâches reliées à l’emploi du membre. Si l’utilisation n’est pas principalement pour ces tâches, ou le plan d’utilisation est un plan familial, seule la portion reliée aux affaires de l’Université est éligible. La portion éligible d’un plan familial ne peut dépasser 50%.
Information additionnelle importante :
- Un membre doit réclamer un montant minimum de 500 $ ou plus à chaque fois.
- Pour l’achat d’équipement ayant une garantie (par ex. un ordinateur), il est recommandé au membre de conserver une copie des reçus pour ses dossiers. Les reçus originaux doivent être soumis avec le formulaire.
- En vertu de l’article 40.9.5 de la convention collective, quand les dépenses dépassent la limite du remboursement, le montant résiduel peut être reporté pour une période maximum de trois (3) ans. Tout montant non réclamé après cette limite arrivera à échéance.
- Un reçu excédant la limite du remboursement pour l’année en cours ne pourra pas être remboursé à l’avance. À titre d’exemple, si un reçu pour une inscription couvre une période de deux ans, seule la portion de l’année en cours sera remboursée. Cependant, une note sera ajoutée au dossier et le solde sera remboursé au début de l’année fiscale suivante.
- Pour l’achat d’articles ou de services fournis à un prix institutionnel réduit (par ex. un logiciel), les membres peuvent demander, à travers leur faculté, qu’un numéro de commande soit envoyé au fournisseur pour l’article de façon à ce que le montant soit déduit du compte RDP. Ces achats doivent être pré-approuvés et doivent être discutés au préalable avec la Faculté.
- Veuillez noter que l’article 40.9.3 de la convention collective souligne clairement que les fonds alloués pour le RDP ne sont pas destinés à remplacer les allocations facultaires existantes pour les déplacements.
- Veuillez noter que le transfert des fonds entre le RDP et les fonds de recherche ne sera pas possible.
Tel que stipulé à l’article 40.9.6 de la convention collective, tout équipement acheté avec les fonds provenant du RDP demeure la propriété de l’Université. Si un membre le souhaite, il peut racheter ces articles de l’Université conformément au Règlement 65.
Questions? Veuillez communiquer avec le secteur des Affaires académiques et relations de travail au hracad@uottawa.ca
Version : 23 janvier 2012
Affaires académiques et relations de travail